Die Unterschiede auf einen Blick

Einleitung

Viele Nutzer fragen sich: „Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Office 365 und Microsoft 365?“ Die Begriffe werden oft verwechselt, da Microsoft 365 auf Office 365 aufbaut und diesen Begriff teilweise ersetzt hat. Wer den Überblick behalten möchte, sollte die Unterschiede kennen, um die richtige Version für sich, das Team oder das Unternehmen zu wählen. In diesem Artikel erkläre ich die wesentlichen Unterschiede, wozu die einzelnen Dienste dienen, und gebe praktische Hinweise zur Entscheidung.

Was ist Office 365?

Office 365 war ursprünglich ein Abonnementdienst für die bekannten Office-Anwendungen. Dazu gehören Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote sowie Publisher und Access (nur für PC). Mit Office 365 erhalten Nutzer nicht nur die Desktop-Apps, sondern auch Web-Apps, Mobilversionen und Cloud-Speicher über OneDrive. Die Programme erhalten regelmäßige Updates, sodass immer die neueste Version genutzt werden kann.

Office 365 eignet sich besonders für Privatnutzer, kleine Teams oder Unternehmen, die vor allem die klassischen Office-Anwendungen nutzen möchten und eine Cloud-Anbindung für Speicher und Zusammenarbeit benötigen.

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist eine erweiterte Version von Office 365. Neben den Office-Anwendungen enthält Microsoft 365 zusätzliche Dienste, Sicherheitsfunktionen und Tools für die Verwaltung von Geräten und Daten. Je nach Plan können auch Windows-Lizenzen, Intune für die Geräteverwaltung und Microsoft Defender für Office/Microsoft 365 enthalten sein.

Das Ziel von Microsoft 365 ist es, nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch die Sicherheit und das Management in Unternehmen zu vereinfachen. Besonders für Organisationen, die viele Geräte, mehrere Standorte oder strenge Compliance-Anforderungen haben, bietet Microsoft 365 erhebliche Vorteile.

Praktische Unterschiede im Detail

1. Office-Anwendungen

Beide Versionen enthalten die bekannten Office-Programme:

Office 365: Desktop- und Web-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher (PC) und Access (PC)
Microsoft 365: Alle Office 365 Apps plus erweiterte Funktionen wie KI-gestützte Tools (z. B. Copilot) und Integration mit Teams, Planner oder Forms

2. Cloud-Services

Ein wesentlicher Unterschied liegt in den Cloud-Diensten:

Office 365: OneDrive für Cloud-Speicher und Teams für die Kommunikation
Microsoft 365: Zusätzlich SharePoint für zentrale Datenablage, Exchange Online für professionelle E-Mail-Dienste, Planner für Aufgabenmanagement und Forms für Umfragen

Diese zusätzlichen Dienste erleichtern die Zusammenarbeit in Teams, insbesondere wenn mehrere Standorte oder Abteilungen eingebunden sind.

3. Betriebssystem und Gerätemanagement

Office 365: Kein integriertes Betriebssystem oder Geräteverwaltung
Microsoft 365: Windows 10/11 Lizenzen (je nach Plan) und Intune zur Verwaltung von PCs, Laptops, Tablets und Smartphones

So können Unternehmen zentral Richtlinien zur Sicherheit, Updates oder App-Verteilung steuern, ohne auf manuelle Prozesse angewiesen zu sein.

4. Sicherheitsfunktionen

Office 365: Basisfunktionen in Office-Anwendungen wie Passwortschutz und einfache Verschlüsselung
Microsoft 365: Microsoft Defender, Advanced Threat Protection, Compliance-Tools, Analyse von E-Mails und Dateien in Echtzeit

Wann lohnt sich welches Produkt?

Office 365: Geeignet für Privatnutzer, Freelancer oder kleine Teams, die klassische Office-Anwendungen mit Cloud-Speicher nutzen möchten.
Microsoft 365: Ideal für Unternehmen, Bildungseinrichtungen oder Teams, die umfassende Sicherheitsfunktionen, Gerätemanagement und erweiterte Cloud-Services benötigen.

Wer vor allem Office-Anwendungen nutzt und keine zusätzlichen Verwaltungs- oder Sicherheitsfeatures benötigt, kommt mit Office 365 gut zurecht. Wer jedoch Wert auf Zusammenarbeit, Sicherheit, Compliance und zentrale Verwaltung legt, sollte Microsoft 365 wählen.

Frau, die vor Bildschirmen sitzt und programmiert — Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen: Office 365 ist der klassische Weg, Office-Anwendungen flexibel und mit Cloud-Funktionen zu nutzen. Microsoft 365 erweitert das Angebot um Sicherheits-, Management- und Compliance-Tools, die besonders für Unternehmen und größere Teams relevant sind. Wer den vollen Funktionsumfang und zentrale Verwaltung benötigt, sollte Microsoft 365 wählen. Für kleine Teams oder Privatnutzer reicht Office 365 oft aus.

Unterstützung und Beratung

Wenn Sie unsicher sind, welche Version für Sie oder Ihr Team geeignet ist, stehe ich gerne für praxisnahe Schulungen, Beratung oder Einführung in die Funktionen von Office 365 und Microsoft 365 zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich per E-Mail oder über das Kontaktformular, um weitere Informationen zu erhalten oder einen Termin zu vereinbaren.

Beitragsbild von Tumisu auf Pixabay

Warum der Umstieg von Office 2019 weniger dramatisch ist, als oft behauptet

Einleitung

Seit fast drei Jahrzehnten begleite ich Unternehmen und Anwender beim Umgang mit IT-Systemen. Ob Office-Anwendungen, Programmierung, Mathematik für Fachinformatiker oder sogar Robotics – ich habe schon viele Technologiewechsel miterlebt. Und eines zieht sich wie ein roter Faden durch all diese Jahre: IT-Abteilungen neigen dazu, den Wechsel auf neue Softwaregenerationen als radikalen Bruch zu inszenieren.

So erlebe ich es gerade wieder beim Wechsel von Office 2019 auf Office 365 mit Copilot. „Es ist alles anders!“, wird den Anwendern vermittelt. Doch stimmt das wirklich? Oder sorgt diese Aussage nur für unnötige Verunsicherung? In diesem Artikel beleuchte ich die Unterschiede zwischen der klassischen Desktop-Nutzung von Office 365 und der Arbeit über SharePoint und Cloud – insbesondere dann, wenn Nutzer über die Copilot-App bzw. Web-Oberflächen einsteigen.

Vom Kaufprodukt zum Abo – was sich wirklich ändert

Office 2019 war eine klassische Desktop-Software: einmal gekauft, lokal installiert und ohne großen Cloud-Bezug nutzbar. Mit Office 365 hat Microsoft auf ein Abomodell umgestellt. Anwender erhalten kontinuierlich Updates und neue Funktionen – unter anderem Copilot – ohne große Eingriffe in die vertraute Bedienung.

Für viele Nutzer, die Office 365 weiterhin direkt auf dem Desktop starten, ändert sich auf den ersten Blick erstaunlich wenig. Die Symbole, die Menüführung und die gewohnten Funktionen bleiben weitgehend gleich. Neue Features wie Copilot oder die Cloud-Speicherung sind Ergänzungen, aber keine Revolution, die das vertraute Arbeiten komplett auf den Kopf stellt.

Desktop-Nutzung von Office 365: Evolution statt Revolution

Oberfläche: Menüband, Befehle und Standardfunktionen bleiben vertraut. Anpassungen wirken überwiegend kosmetisch.
Dateien: Dokumente können weiterhin lokal oder im Unternehmensnetzwerk gespeichert werden; die Cloud ist eine Option, kein Zwang.
Performance: Läuft Office lokal, hängt die Geschwindigkeit primär von der Hardware ab – nicht von der Internetverbindung.
Copilot-Integration: Der KI-Assistent ist sichtbar, aber optional. Wer klassisch arbeiten möchte, kann das ohne Bruch im Workflow tun.

Kurz: Für klassische Office-Anwender, die mit Word, Excel oder PowerPoint arbeiten, bleibt der Alltag nahezu identisch. Der Umstieg ist hier eine sanfte Weiterentwicklung.

Arbeiten über SharePoint und in der Cloud: Wo es wirklich anders ist

Dateiverwaltung in der Cloud: Statt „C:\…“ rückt eine SharePoint– bzw. OneDrive-Struktur in den Mittelpunkt. Das bringt neue Abläufe bei Speicherorten, Freigaben und Versionierung.
Gemeinsames Arbeiten: Co-Authoring ermöglicht zeitgleiches Bearbeiten. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar – ein klarer Produktivitätsgewinn, aber zunächst ungewohnt.
Zugriff über Browser/Web-Apps: Wer über die Copilot-App oder direkt im Web startet, nutzt häufig die Browser-Varianten. Hier gibt es Unterschiede im Funktionsumfang und in der Bedienung im Vergleich zur Desktop-App.
Netzwerkabhängigkeit: Die Cloud-Arbeitsweise benötigt eine stabile Verbindung. Offline-Konzepte ändern sich, Synchronisation und Caching werden wichtiger.

Genau an dieser Stelle merken Anwender: „Hier ist etwas anders.“ Allerdings betrifft das nicht Word, Excel oder PowerPoint als Werkzeuge, sondern die Arbeitsweise mit SharePoint und Cloud-Prozessen.

Cloud computing — Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Warum „Es ist alles anders“ kontraproduktiv ist

Wenn IT-Abteilungen beim Umstieg pauschal behaupten, alles sei anders, erzeugen sie vor allem eines: Unsicherheit. Viele Nutzer entwickeln Angst, etwas falsch zu machen, reagieren mit Widerstand und verlieren Produktivität. Dabei wäre eine differenzierte Kommunikation viel hilfreicher:

Desktop = Vertraut: Wer Office 365 lokal nutzt, erlebt kaum sichtbare Veränderungen.
SharePoint/Cloud = Neue Abläufe: Wer konsequent in der Cloud arbeitet, braucht klare Einführungen zu Speicherorten, Freigaben, Versionierung und Zusammenarbeit.

Copilot als Chance statt Bedrohung

Viele Anwender fragen sich: „Muss ich Copilot jetzt nutzen?“ Die Antwort lautet: Nein. Copilot ist ein Werkzeug, das helfen kann – etwa beim Formulieren von Texten, Analysieren von Daten oder beim Erstellen von Präsentationen. Es verändert nicht die Grundlagen der Arbeit mit Word, Excel oder PowerPoint.

Routine beschleunigen: Vorschläge, Zusammenfassungen, Datenideen – Copilot spart Zeit bei Standardaufgaben.
Inspiration bieten: Für Texte und Folien liefert Copilot Anstöße, die man anpassen kann.
Optional bleiben: Wer möchte, arbeitet weiter wie gewohnt – Copilot ergänzt, ersetzt aber nicht.

Praxis-Tipp für den Rollout: Klarheit statt Alarmismus

Kommunikation trennen: Unterschied zwischen Desktop-Nutzung und Arbeit über SharePoint/Cloud klar benennen.
Kurze Lernpfade: Micro-Trainings zu „Speichern in SharePoint“, „Freigaben & Berechtigungen“, „Versionierung“, „Gemeinsames Bearbeiten“ und „Copilot sinnvoll nutzen“.
Best Practices: Namenskonventionen, Ordnerstrukturen, Metadaten in SharePoint, und wann die Web-App vs. die Desktop-App sinnvoll ist.

Fazit

Der Wechsel von Office 2019 zu Office 365 ist für die meisten Anwender kein radikaler Bruch. Wer weiterhin auf dem Desktop arbeitet, merkt kaum Unterschiede. Wer in die Welt von SharePoint und Cloud einsteigt, erlebt neue – oft produktivere – Abläufe, die man erklären und üben sollte. Die größte Gefahr liegt nicht in der Software, sondern in der Kommunikation. Mit Klarheit, gezieltem Training und einer positiven Haltung gegenüber Copilot wird der Umstieg zur Chance, die tägliche Arbeit moderner, flexibler und effizienter zu gestalten.

Unterstützung beim Umstieg gesucht?

Wenn Sie beim Wechsel auf Office 365 Unterstützung benötigen oder eine gezielte Schulung für Ihre Mitarbeiter wünschen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich per E-Mail oder über das Kontaktformular, um weitere Informationen zu erhalten.

Beitragsbild: Gerd Altmann auf Pixabay