Warum der Umstieg von Office 2019 weniger dramatisch ist, als oft behauptet

Einleitung

Seit fast drei Jahrzehnten begleite ich Unternehmen und Anwender beim Umgang mit IT-Systemen. Ob Office-Anwendungen, Programmierung, Mathematik für Fachinformatiker oder sogar Robotics – ich habe schon viele Technologiewechsel miterlebt. Und eines zieht sich wie ein roter Faden durch all diese Jahre: IT-Abteilungen neigen dazu, den Wechsel auf neue Softwaregenerationen als radikalen Bruch zu inszenieren.

So erlebe ich es gerade wieder beim Wechsel von Office 2019 auf Office 365 mit Copilot. „Es ist alles anders!“, wird den Anwendern vermittelt. Doch stimmt das wirklich? Oder sorgt diese Aussage nur für unnötige Verunsicherung? In diesem Artikel beleuchte ich die Unterschiede zwischen der klassischen Desktop-Nutzung von Office 365 und der Arbeit über SharePoint und Cloud – insbesondere dann, wenn Nutzer über die Copilot-App bzw. Web-Oberflächen einsteigen.

Vom Kaufprodukt zum Abo – was sich wirklich ändert

Office 2019 war eine klassische Desktop-Software: einmal gekauft, lokal installiert und ohne großen Cloud-Bezug nutzbar. Mit Office 365 hat Microsoft auf ein Abomodell umgestellt. Anwender erhalten kontinuierlich Updates und neue Funktionen – unter anderem Copilot – ohne große Eingriffe in die vertraute Bedienung.

Für viele Nutzer, die Office 365 weiterhin direkt auf dem Desktop starten, ändert sich auf den ersten Blick erstaunlich wenig. Die Symbole, die Menüführung und die gewohnten Funktionen bleiben weitgehend gleich. Neue Features wie Copilot oder die Cloud-Speicherung sind Ergänzungen, aber keine Revolution, die das vertraute Arbeiten komplett auf den Kopf stellt.

Desktop-Nutzung von Office 365: Evolution statt Revolution

• Oberfläche: Menüband, Befehle und Standardfunktionen bleiben vertraut. Anpassungen wirken überwiegend kosmetisch.
• Dateien: Dokumente können weiterhin lokal oder im Unternehmensnetzwerk gespeichert werden; die Cloud ist eine Option, kein Zwang.
• Performance: Läuft Office lokal, hängt die Geschwindigkeit primär von der Hardware ab – nicht von der Internetverbindung.
• Copilot-Integration: Der KI-Assistent ist sichtbar, aber optional. Wer klassisch arbeiten möchte, kann das ohne Bruch im Workflow tun.

Kurz: Für klassische Office-Anwender, die mit Word, Excel oder PowerPoint arbeiten, bleibt der Alltag nahezu identisch. Der Umstieg ist hier eine sanfte Weiterentwicklung.

Arbeiten über SharePoint und in der Cloud: Wo es wirklich anders ist

• Dateiverwaltung in der Cloud: Statt „C:\…“ rückt eine SharePoint– bzw. OneDrive-Struktur in den Mittelpunkt. Das bringt neue Abläufe bei Speicherorten, Freigaben und Versionierung.
• Gemeinsames Arbeiten: Co-Authoring ermöglicht zeitgleiches Bearbeiten. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar – ein klarer Produktivitätsgewinn, aber zunächst ungewohnt.
• Zugriff über Browser/Web-Apps: Wer über die Copilot-App oder direkt im Web startet, nutzt häufig die Browser-Varianten. Hier gibt es Unterschiede im Funktionsumfang und in der Bedienung im Vergleich zur Desktop-App.
• Netzwerkabhängigkeit: Die Cloud-Arbeitsweise benötigt eine stabile Verbindung. Offline-Konzepte ändern sich, Synchronisation und Caching werden wichtiger.

Genau an dieser Stelle merken Anwender: „Hier ist etwas anders.“ Allerdings betrifft das nicht Word, Excel oder PowerPoint als Werkzeuge, sondern die Arbeitsweise mit SharePoint und Cloud-Prozessen.

Warum „Es ist alles anders“ kontraproduktiv ist

Wenn IT-Abteilungen beim Umstieg pauschal behaupten, alles sei anders, erzeugen sie vor allem eines: Unsicherheit. Viele Nutzer entwickeln Angst, etwas falsch zu machen, reagieren mit Widerstand und verlieren Produktivität. Dabei wäre eine differenzierte Kommunikation viel hilfreicher:

• Desktop = Vertraut: Wer Office 365 lokal nutzt, erlebt kaum sichtbare Veränderungen.
• SharePoint/Cloud = Neue Abläufe: Wer konsequent in der Cloud arbeitet, braucht klare Einführungen zu Speicherorten, Freigaben, Versionierung und Zusammenarbeit.

Copilot als Chance statt Bedrohung

Viele Anwender fragen sich: „Muss ich Copilot jetzt nutzen?“ Die Antwort lautet: Nein. Copilot ist ein Werkzeug, das helfen kann – etwa beim Formulieren von Texten, Analysieren von Daten oder beim Erstellen von Präsentationen. Es verändert nicht die Grundlagen der Arbeit mit Word, Excel oder PowerPoint.

• Routine beschleunigen: Vorschläge, Zusammenfassungen, Datenideen – Copilot spart Zeit bei Standardaufgaben.
• Inspiration bieten: Für Texte und Folien liefert Copilot Anstöße, die man anpassen kann.
• Optional bleiben: Wer möchte, arbeitet weiter wie gewohnt – Copilot ergänzt, ersetzt aber nicht.

Praxis-Tipp für den Rollout: Klarheit statt Alarmismus

• Kommunikation trennen: Unterschied zwischen Desktop-Nutzung und Arbeit über SharePoint/Cloud klar benennen.
• Kurze Lernpfade: Micro-Trainings zu „Speichern in SharePoint“, „Freigaben & Berechtigungen“, „Versionierung“, „Gemeinsames Bearbeiten“ und „Copilot sinnvoll nutzen“.
• Best Practices: Namenskonventionen, Ordnerstrukturen, Metadaten in SharePoint, und wann die Web-App vs. die Desktop-App sinnvoll ist.

Fazit

Der Wechsel von Office 2019 zu Office 365 ist für die meisten Anwender kein radikaler Bruch. Wer weiterhin auf dem Desktop arbeitet, merkt kaum Unterschiede. Wer in die Welt von SharePoint und Cloud einsteigt, erlebt neue – oft produktivere – Abläufe, die man erklären und üben sollte. Die größte Gefahr liegt nicht in der Software, sondern in der Kommunikation. Mit Klarheit, gezieltem Training und einer positiven Haltung gegenüber Copilot wird der Umstieg zur Chance, die tägliche Arbeit moderner, flexibler und effizienter zu gestalten.

Unterstützung beim Umstieg gesucht?

Wenn Sie beim Wechsel auf Office 365 Unterstützung benötigen oder eine gezielte Schulung für Ihre Mitarbeiter wünschen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich per E-Mail oder über das Kontaktformular, um weitere Informationen zu erhalten.

Beitragsbild: Gerd Altmann auf Pixabay